De uitdaging
Naarmate het klantenbestand van Oeyen Coaching groeide, werd het beheren van klanten, sessies en voortgang via losse bestanden en berichten onhoudbaar. Coach Dimitri verloor tijd aan administratie die hij liever in zijn klanten investeerde.
De nood was duidelijk: een centrale plek waar hij zijn klanten kan opvolgen, sessies kan plannen en voortgang kan bijhouden. Geen generieke software die niet aansluit bij zijn aanpak, maar een platform dat volledig rond zijn werkwijze gebouwd is.
Onze aanpak
We begonnen met een grondige analyse van hoe Dimitri zijn coachingtrajecten opbouwt. Welke informatie heeft hij over elke klant nodig? Hoe plant hij sessies? Hoe volgt hij voortgang op? Die antwoorden werden de blauwdruk voor het platform.
Het resultaat is een strak, intuïtief coachingportaal dat exact aansluit bij zijn werkwijze. Geen overbodige functies, geen leercurve. Alles staat waar hij het verwacht en werkt zoals hij het wil.
Het resultaat
Een coaching portaal dat volledig op maat gebouwd is voor de manier waarop Oeyen Coaching werkt. Dimitri besteedt minder tijd aan administratie en meer tijd aan wat hij het beste doet: zijn klanten begeleiden naar hun doelen.
Alles in één oogopslag
Het dashboard geeft Dimitri meteen een volledig beeld: hoeveel actieve klanten, welke betalingen in orde zijn, wie er binnenkort verloopt en wie er nog niet gereageerd heeft op een check-in. Geen losse lijstjes meer. Alles staat op één plek.
Onboarding zonder drempel
Nieuwe klanten doorlopen een gestructureerd intakeformulier dat stap voor stap de juiste informatie verzamelt. Doelstellingen, gezondheid, levensstijl en coachervaring: alles wat Dimitri nodig heeft om meteen een gepersonaliseerd traject op te starten. De klant vult het in op zijn eigen tempo, Dimitri heeft de informatie klaar voor het eerste gesprek.
Elk klantprofiel volledig in beeld
Per klant heeft Dimitri toegang tot gewicht, lichaamssamenstelling, check-ins, voedingsplan, trainingsschema, supplementen en betalingen. Alles georganiseerd in tabbladen zodat hij snel vindt wat hij nodig heeft. Startgewicht, huidig gewicht, evolutie: de voortgang is altijd zichtbaar.
Financiën automatisch bijgehouden
Het platform registreert betalingen per klant en geeft een duidelijk financieel overzicht. Maandelijkse omzet, verdeling per pakket en een signaal wanneer een abonnement dreigt te vervallen. Geen aparte boekhouding meer voor de inkomsten uit coaching.
Agenda voor coaching, intakes en check-ins
Een geïntegreerde kalender met kleurcodering per afspraaktype: coaching, intake, check-in of overig. Afspraken toevoegen in één klik, overzicht per maand. Zo behoudt Dimitri het overzicht over zijn planning zonder externe tools.
Voedingsdatabase als basis voor elk plan
Dimitri beheert een eigen voedingsdatabase die als basis dient voor de voedingsplannen van zijn klanten. Ingrediënten toevoegen, categoriseren en koppelen aan voedingsplannen. Zo bouwt hij één keer een bibliotheek op die hij voor elke klant opnieuw kan inzetten.
